我協會今年元月已完成在香港註冊，成為具有美國與香港兩地雙重身份的跨國組織。香港政府社團註冊部門提醒我們，必須嚴格遵守已有章法。根據協會章程（見于門戶網www.dazupu.com），經常務理事會會議研究，特制定第四届理事會選舉方案如下：
 
 
一，定於2013年2-3月举行换届选举，採用網絡通信無記名投票方式進行。第四屆理事會暫设理事九人，不足成员待第三届中華大族譜國際會議召開後增补。新理事會於2013年3月上任，任期兩年至2015年2月。第三屆理事會理事任期隨即结束。
 
二，成立选举工作小组：由万安祥、张斌、彭和陵、柳哲、马宇平、赵宏俊六人组成。
万安祥为组长全面負責整個选举工作，张斌负责网络投票系統设置与掌控，彭和陵-
马宇平負責提供會員基本情况，赵宏俊负责內部通訊联络，柳哲负责文秘對外宣傳。
 
三，為進一步保證選舉過程民主，公正。特邀本協會香港辦事處首位主任黄永杰先生為本
次选举工作監察員，審核各項有關數據資料，監察選舉工作的全過程。
 
四，参选投票资格：按章交纳会费的会员（稱註冊會員）和已為協會工作兩屆以上的理事，幹事。因故未交會費的會員（稱準會員），可以在2013年2月19日前交RMB 100元（海外會员USD50）會费，成為註冊會員，取得参选资格。未填入會申請表的朋友需要補填交申請表。（見《中华大族谱协会会员申请表 V3.doc》）
 
五，理事候选人资格：考慮到理事會工作的联续性、持久性，确定参选理事应为永久会员，即累計已交納会费RMB1000元（海外会员累計已交納会费USD500）的註冊會員。累計交納未足此數者，可以在2013年3月2日前補足此數，取得理事候选人自薦或被提名资格。有意竞选者，请于2013年2月28日之前提交参选宣言及个人简介。
 
六，当选条件：投票率超过50%，选举有效，支持率达到或超过50%的，自动当选。即支持人数占实际投票人数的比率大于等于50%的候选人，当选第四届理事会理事。投票率未达50%的，由选举工作组组长和监察员报告常务理事会，常务理事会研究决定重选事宜；如果当选人数不足九人，由选举工作组组长和监察员报告常务理事会，常务理事会研究决定补选事宜。
 
七，選舉工作具體時間安排：(如遇特殊情况将顺延，由选举工作小组负责通知投票人)

日期	工作內容	執行人	檢查人	完成情況
2月3日	網上發布常理會換屆选举公告	柳哲	萬安祥
2月5日	提交現有會員準會員清單	馬宇平-彭和陵	萬安祥
2月6日	審核現有會員準會員清單	常務理事會	萬安祥
2月12日	向會員，準會員發布选举方案	趙宏俊	萬安祥
2月12日	開始接受新註冊會員	馬宇平-彭和陵	萬安祥
2月19日	審核投票资格,確定可投票人數	趙宏俊	萬安祥
2月19日	送監察員審核可投票人名單	萬安祥	監察員
2月20日	發布開始候選人提名或自薦通告	趙宏俊	萬安祥
2月28日	候選人自薦或被提名截止	趙宏俊	萬安祥
3月2日	審核確定候選人	常務理事會	監察員
3月5日	向投票人公佈推荐候選人名單	趙宏俊	萬安祥
3月5日	投票人候選人名單進入選舉平台	張斌	萬安祥
3月5日	網絡選舉平台向投票人送發选票	張斌	萬安祥
3月5日	投票人開始選舉投票	会员	萬安祥
3月10日	結束選舉投票	会员	萬安祥
3月10日	統計投票结果並報告審核員	張斌	萬安祥
3月11日	審核投票结果	監察員	萬安祥
3月13日	公布选举结果	趙宏俊	監察員
3月13日	新一屆理事開會分工	本屆理事長	監察員
3月15日	公布新一屆理事會上任	新一屆秘書長	監察員

 
八，本次选举监察员简介
本次选举监察员黄永杰先生，是一位德高望重的長者。从1951年开始，在香港大昌贸易行服务四十二年。獲【金牌高级經理】殊榮。他熱愛傳統文化，退休後出錢出力，擔任主編，歷盡五年時間，續編了清代先祖留下的線裝【南海學正黄氏家譜】（該譜書已於2000年春在香港出版，並入藏國內外多家圖書館）。黄永杰先生是協會永久會員，他不僅把該譜系全部送我協會網絡化，成為大族譜平台最早的傳統書譜與現代網譜結合的實例。而且多次出資贊助協會活動。因年事已高，本人不參與理事工作，當属合格監察員。
大族譜第三屆理事會2013年第一次常務理事會議 2013年 1 月 31 日