2013年4月12日，第四届中华大族谱协会理事会秘书处第一次会议在深圳市龙岗区爱联新华大厦七楼中国西北商会会所召开。中华大族谱协会理事会副理事长兼秘书长、中华万氏族谱协会会长万安祥主持会议。参加会议的有协会会员、世界彭氏源流谱编修副主任彭全民、中国西北商会副会长兼秘书长卢安国、华夏网总经理方翔、全球任氏宗亲会副主席任洪波、深圳市亿信合科技有限公司办公室主任方俊等；理事会副秘书长马宇平电话参会，副秘书长柯贵善因故未能（电话）参会，理事长助理任晓华因事请假。

   会议讨论了中华大族谱协会理事会秘书处的设立、网站的恢复、支持参与武汉第三次中华大族谱国际会议筹备工作等议题。会议对开展秘书处的相关工作进行了深入探讨。与会代表畅所欲言，沟通交换意见，充分表达各人观点，对如何开展秘书处的工作建言献策，对秘书处当前紧要的工作安排达成共识，形成决议。

   会议决定：

   一、中华大族谱协会秘书处决定在深圳市龙岗爱联新华大厦7楼西北商会总部暂设办公机构，由卢安国总裁临时提供办公电话设施（待协会理事会解决人员、经费后另文专发）。

   二、会议决定聘请卢安国、任洪波担任秘书处顾问；聘任方翔、彭全民为秘书长助理，方俊为秘书处干事。在理事长黄秉聪为首的协会理事会领导下，万安祥秘书长、马宇平、柯贵善副秘书长带领下，切实做好第四届中华大族谱协会理事会秘书处的工作。

   三、中华大族谱协会门户网站，是宣传大族谱的信息平台，必须上线、更新。根据黄秉聪理事长的提议，由华夏网方翔先生负责后台管理、秘书处提供稿件更新。相关运作经费暂时由方翔友情赞助。网站交接上线要求在五一前完成。

   四、秘书处自即日起正式对外办公。彭全民、方翔秘书长助理协助秘书长处理相关日常工作；马宇平副秘书长负责会员组织管理；柯贵善副秘书长负责财务工作；方俊干事负责文秘；秘书处每月定期举行一次工作会议。

   五、协会秘书处要密切与企业界携手合作。万姓归宗，其依托和源泉在中华大地。因此，秘书处要建立一个合作平台，由卢安国总裁、任洪波董事长、任晓华理事长助理等企业界知名人士负责联络搭建，广泛联系对族谱文化有兴趣、愿担当的企业界有识之士，参与和支持推进谱牒网络化，促进中华族谱文化的繁荣发展。
 

                                  中华大族谱协会秘书处

                                   二零一三年四月十二日